Komunikacja i wymiana dokumentów pomiędzy spedytorem i kierowcą w TMS BSOPT

W codziennej pracy firmy transportowej każda godzina zwłoki w przepływie informacji przekłada się na powstawanie kosztów w postaci opóźnionych załadunków, nerwowych telefonów, niepełnej dokumentacji u kontrahenta czy blokady fakturowania. Spedytor i kierowca są na dwóch końcach tego samego procesu, a sprawność komunikacji między nimi decyduje o tym, czy zlecenie zostanie zamknięte na czas i z kompletem dokumentów. Coraz więcej firm porzuca rozproszone SMS-y, prywatne komunikatory i maile z załącznikami na rzecz jednego środowiska pracy. Tak działa TMS BSOPT wspólnie z aplikacją mobilną BsoptGO – spina biuro i kabinę kierowcy w jeden, uporządkowany obieg danych.

Dlaczego komunikacja z kierowcą decyduje o terminowości?

Komunikowanie się telefonicznie, SMS-owo, przez prywatny komunikator i okazjonalne maile wystarczy, gdy w realizacji jest jeden czy dwa transporty dziennie. Przy dziesięciu taki system zaczyna zawodzić. Potem zaczyna brakować historii rozmów, zdjęcia dokumentów znajdują się w kilku różnych miejscach i nie ma pewności, co zostało zatwierdzone, kto to zrobił i kiedy. Dobrze ułożona komunikacja z kierowcą oznacza, że informacja zawsze wraca do tego samego miejsca – karty zlecenia. Spedytor nie musi już szukać żadnych danych – wszystko jest w jednym miejscu. Każda wiadomość, status realizacji i załącznik są powiązane z konkretnym transportem i widoczne dla wszystkich, którzy nad nim pracują.

Dokumenty w transporcie drogowym – co kierowca musi mieć przy sobie?

Lista obowiązków dokumentowych po stronie kierowcy jest długa i powtarzalna – obejmuje Międzynarodowy List Przewozowy CMR, dokumenty pojazdu i naczepy, dowód rejestracyjny, polisę OCP, certyfikaty ADR przy ładunkach niebezpiecznych, zaświadczenie o działalności kierowcy oraz jego świadectwo kwalifikacji zawodowej. Do tego dochodzą dokumenty dotyczące samego ładunku: specyfikacja, packing list, dokumenty fitosanitarne czy weterynaryjne. Dokumenty w transporcie drogowym dzielą się na te, które kierowca dostaje przed wyjazdem z biura, i te, które gromadzi po drodze – przy załadunku, na granicy, u odbiorcy. Każdy brak w tym łańcuchu może się skończyć postojem, korektą rozliczenia, sporem reklamacyjnym albo karą podczas kontroli.

Wymiana dokumentów przewozowych – jak to wygląda bez systemu?

Bez wspólnego środowiska każdy element tej układanki krąży osobno. Może być tak, że skan CMR wyląduje na prywatnej skrzynce mailowej spedytora, zdjęcie dokumentu WZ (Wydanie Zewnętrzne) na komunikatorze zewnętrznym, a potwierdzenie odbioru znajduje się na dysku na komputerze. Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym są rozproszone po skrzynkach, w pamięciach telefonów i papierowych teczkach. Konsekwencje są przewidywalne: opóźnione fakturowanie, bo brakuje podpisanego CMR; reklamacje, których nie da się szybko zamknąć, bo nie wiadomo, co kierowca odebrał na rampie; sporne sytuacje przy uszkodzonym ładunku… Brak jednego źródła danych to nie tylko problem technologiczny, lecz także bezpośredni koszt operacyjny, który widać dopiero w rozliczeniu miesiąca.

BsoptGO – aplikacja TMS dla kierowcy w codziennej pracy

BsoptGO to mobilne rozszerzenie systemu BSOPT, zaprojektowane jako aplikacja TMS dla kierowcy i osadzone w jego sposobie pracy. Kierowca dostaje zlecenie bezpośrednio na telefon i w jednym miejscu ma adresy załadunku i rozładunku, dane kontrahenta, parametry ładunku oraz uwagi spedytora. Z poziomu aplikacji potwierdza kolejne etapy realizacji – podstawienie pod załadunek, zakończenie rozładunku – a spedytor widzi te statusy w czasie rzeczywistym w karcie zlecenia w TMS. Trasę można otworzyć w Google Maps jednym dotknięciem, bez przepisywania adresów. W aplikacji znajdują się też zlecenia i dokumenty, a także można się przez nią komunikować. To oznacza, że wszystko jest w jednym miejscu – wygodnie, przejrzyście i bez chaosu.

Wbudowany komunikator, w którym jest zapisane każde ustalenie

Komunikator w BSOPT pozwala spedytorowi i kierowcy wymieniać wiadomości bezpośrednio w systemie, bez korzystania z prywatnych czatów i komunikatorów. Rozmowy odbywają się w obrębie tego samego środowiska pracy, w którym jest prowadzone zlecenie i są gromadzone dokumenty. Spedytor może zadać pytanie o szczegóły załadunku, a kierowca w odpowiedzi może od razu wysłać zdjęcie. Ponadto cała historia jest dostępna także dla osoby, która podejmie temat na kolejnej zmianie. To kluczowe przy pracy zmianowej i przy obsłudze długich tras, gdzie jedno zlecenie przechodzi przez kilku dyspozytorów. Komunikacja przestaje zależeć od pamięci pracowników i staje się trwałym zasobem firmy gotowym do wykorzystania przy reklamacji, audycie wewnętrznym, rozmowie z klientem o przebiegu realizacji czy weryfikacji decyzji sprzed kilku tygodni. To także ochrona w sytuacjach spornych, w których liczy się ustalenie chronologii wydarzeń.

Dokumenty w transporcie międzynarodowym – wyzwania na trasach UE

Trasy poza granicami kraju dokładają kolejne warstwy formalności – dochodzą dokumenty celne, e-CMR tam, gdzie jest już obowiązkowy, potwierdzenia delegowania w ramach Pakietu Mobilności, zgłoszenia w systemie IMI dla wybranych kierunków… Dokumenty w transporcie międzynarodowym muszą trafić nie tylko do odbiorcy, lecz także do służb kontrolnych – często natychmiast, w trakcie kontroli drogowej w innym kraju. Kiedy kierowca ma je w aplikacji, a biuro w systemie, zmniejsza się ryzyko otrzymania kary za brak dokumentu. Każdy załączony skan, zdjęcie podpisanego listu przewozowego czy potwierdzenie odprawy wraca do tej samej karty zlecenia, gotowe do udostępnienia w kilka sekund – także zdalnie, gdy kontrahent prosi o komplet dokumentów jeszcze przed rozładunkiem.

Co daje spedytorowi synchronizacja danych w czasie rzeczywistym?

Dla spedytora najważniejsza jest wiedza – to, gdzie jest pojazd, na jakim etapie realizacji jest transport i czy są wszystkie dokumenty potrzebne do zamknięcia zlecenia. Synchronizacja BsoptGO z TMS BSOPT działa dwukierunkowo. Kiedy kierowca aktualizuje status, spedytor widzi tę zmianę natychmiast. Z kolei kiedy on dopisuje uwagę do zlecenia, kierowca dostaje powiadomienie na telefon. Skany dołączane przez aplikację automatycznie spinają się z właściwym transportem, co jest ogromnym ułatwieniem na etapie fakturowania – skraca cykl rozliczeniowy, pozwala księgowości pracować na komplecie danych od pierwszego dnia po zamknięciu realizacji, a kadrze zarządzającej daje rzetelny obraz wykorzystania floty i czasu pracy zespołu.

Sprawniejszy obieg dokumentów i szybsze fakturowanie dzięki wspólnemu systemowi pracy

Wdrożenie BSOPT i aplikacji BsoptGO porządkuje codzienną pracę spedytora i kierowcy. Wszystko, co jest związane z konkretnym zleceniem, znajduje się w jednym miejscu, co minimalizuje chaos. To podstawa do skalowania firmy – dzięki takim rozwiązaniom większa liczba zleceń nie będzie stanowić problemu.